15 việc cần làm khi chuyển doanh nghiệp của bạn đến một địa điểm mới

 Di chuyển doanh nghiệp của bạn đến một địa điểm mới? Cho dù đó là một doanh nghiệp nhỏ, tại nhà không có nhân viên hay một doanh nghiệp lớn với nhiều nhân viên, việc chuyển đến một không gian văn phòng mới không bao giờ là không có một vài vấn đề đau đầu hoặc phức tạp. Tuy nhiên, với danh sách kiểm tra phù hợp, bạn có thể giúp hợp lý hóa quy trình để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và đáng giá. Dưới đây là 15 việc cần làm cần lưu ý khi chuyển doanh nghiệp của bạn đến một địa điểm mới.

Xem thêm >> https://www.kienvangvietnam.com/chuyen-van-phong-tron-goi-ha-noi.html

Tìm một địa điểm văn phòng mới

1. Điều đầu tiên là đầu tiên: bạn sẽ cần tìm một địa điểm văn phòng mới. Giả sử văn phòng của bạn không phải là một doanh nghiệp tại nhà, thì việc tìm kiếm một không gian văn phòng mới sẽ tùy thuộc vào bạn và bộ phận nhân sự của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên giao nhiệm vụ cho một số nhân viên bằng cách yêu cầu họ tìm kiếm các vị trí tiềm năng. Nếu không ai trong công ty có kinh nghiệm tìm một không gian văn phòng mới, hãy cân nhắc việc thuê một nhà môi giới bất động sản chuyên nghiệp để giúp tìm kiếm không gian làm việc lý tưởng cho bạn và doanh nghiệp của bạn.

2. Cân nhắc vị trí và sự dễ dàng cho nhân viên

3. Trước khi chuyển doanh nghiệp, hãy đảm bảo xem xét nhu cầu kinh doanh của bạn và của nhân viên. Xét cho cùng, vị trí có thể tạo nên hoặc phá vỡ một doanh nghiệp - tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp bạn điều hành. Nếu công ty của bạn phụ thuộc vào lưu lượng người đi bộ hoặc một nhóm nhân khẩu học nhất định, thì bạn sẽ cần phải tìm một không gian phù hợp nhất để đáp ứng những nhu cầu đó. Việc đặt doanh nghiệp của bạn gần các doanh nghiệp có liên quan khác cũng có thể có ý nghĩa. Ví dụ, một doanh nghiệp tập trung vào tài chính có thể muốn xem xét việc mở văn phòng tại một khu kinh doanh nhộn nhịp của thành phố. Cuối cùng, bạn có thể muốn xem xét nhu cầu của nhân viên. Không gian văn phòng mới có dễ dàng tiếp cận không? Có chỗ đậu xe không? Vân vân.

4. Đánh giá các tùy chọn cho thuê của bạn

5. Nếu bạn dự định thuê một văn phòng, bạn sẽ cần phải xem xét cẩn thận các điều khoản và điều kiện của hợp đồng thuê thương mại trước khi ký. Đánh giá các lựa chọn cho thuê khác nhau của bạn với từng chủ nhà. Nhiều chủ nhà thích ký hợp đồng thuê nhiều năm (ví dụ: hợp đồng thuê 3 năm). Hãy chắc chắn rằng bạn cảm thấy thoải mái với thời gian của hợp đồng thuê trước khi ký. Ví dụ: nếu có khả năng công ty của bạn sẽ thêm nhân viên và tăng thêm không gian trước ba năm, thì bạn sẽ cần phải tìm một không gian lớn hơn.

6. Xác định ngân sách di chuyển của bạn

7. Ngoài các khoản thanh toán hàng tháng, hãy đảm bảo rằng công ty của bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để thanh toán mọi chi phí và chi phí di chuyển. Điều này có thể bao gồm một công ty chuyển nhà, nguồn cung cấp di chuyển và nhu cầu lưu trữ. Lập ngân sách với công ty của bạn trước khi chuyển đi.

8. Thông báo cho nhân viên và thông báo cho họ

9. Tránh gây ngạc nhiên cho nhân viên và đồng nghiệp của bạn khi chuyển văn phòng. Thay vào đó, hãy cho họ biết trước rằng công ty đã bắt đầu tìm kiếm một không gian văn phòng mới. Việc cho nhân viên hiểu rõ về tương lai của công ty sẽ không chỉ khiến họ cảm thấy mình là một phần của quá trình mà còn giúp họ lập kế hoạch cho tương lai của chính mình.

10. Điều phối kế hoạch di chuyển tất cả các thiết bị kỹ thuật

11. Có sẵn kế hoạch di chuyển tất cả các thiết bị kỹ thuật và máy chủ. Chúng tôi khuyên bạn nên tập hợp một nhóm các chuyên gia hỗ trợ CNTT để lên kế hoạch di chuyển trước thời hạn. Bằng cách đó, họ sẽ có thể lên kế hoạch cho những gì sẽ chuyển đi, những gì cần loại bỏ và những gì cần chuyển. Ngoài ra, không gian văn phòng mới của bạn có thể cần nhiều thiết bị kỹ thuật hơn (ví dụ: máy tính, máy in và máy sao chép mới). Bạn sẽ cần đảm bảo rằng những thứ này đã được đặt hàng và lên lịch giao hàng sau khi hợp đồng thuê của bạn bắt đầu.

12. Thuê một công ty chuyển nhà uy tín

13. Có thiết bị văn phòng và đồ đạc để di chuyển? Bạn sẽ cần một đội ngũ nhân viên vận chuyển chuyên nghiệp để vận chuyển tất cả đồ đạc của mình một cách an toàn. Từ bàn ghế văn phòng đến bàn phòng họp, máy bản lớn, cần phải có một công ty chuyển nhà chuyên nghiệp đảm nhận việc di dời. Đảm bảo nhận được báo giá từ ít nhất ba động cơ khác nhau trước khi thuê bất kỳ ai. Kiểm tra đánh giá và xếp hạng là tốt.

14. Tìm ra nhu cầu lưu trữ

15. Bạn đang có kế hoạch giảm quy mô văn phòng? Nếu vậy, bạn có thể cần một đơn vị lưu trữ để chứa thêm thiết bị, đồ đạc và vật dụng. Để đảm bảo dễ dàng và thuận tiện, hãy đảm bảo đặt một bộ lưu trữ tương đối gần với vị trí văn phòng mới của bạn. Dưới đây là hướng dẫn để đảm bảo một bộ lưu trữ hoạt động theo nhu cầu của bạn.

16. Đặt hàng bảng chỉ dẫn mới và bất kỳ đồ đạc hoặc thiết bị cần thiết nào

17. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn, một bảng hiệu hấp dẫn và hiệu quả thực sự có thể giúp tăng cường khả năng hiển thị của công ty bạn. Khi chuyển đến một không gian văn phòng mới, bạn có thể cần đặt biển báo mới trước khi chuyển đi. Có sẵn kế hoạch về cách thức và thời điểm cài đặt nó. Bạn cũng sẽ muốn đánh giá không gian mới để xem liệu bạn có cần đồ nội thất hoặc thiết bị mới cho văn phòng hay không. Vì điều này có thể mất vài tuần đến vài tháng để đến nơi, bạn có thể muốn đặt những mặt hàng này trước khi di chuyển.

18. Cung cấp cho khách hàng hoặc khách hàng thông báo trước về việc di chuyển

19. Khi bạn nhìn thấy và / hoặc nói chuyện với khách hàng và khách hàng, hãy cho họ biết về động thái sắp tới. Bằng cách đó, họ sẽ không bị bối rối hoặc ngạc nhiên khi bạn di chuyển. Nếu công ty của bạn sử dụng mạng xã hội để thông báo tin tức, hãy cân nhắc đưa ra thông báo chính thức về kế hoạch tương lai của bạn trên Instagram hoặc Facebook.

20. Đặt hàng tiêu đề thư, tài liệu quảng cáo và danh thiếp mới

21. Nếu tiêu đề thư, tài liệu quảng cáo, danh thiếp và các tài liệu tiếp thị khác của công ty bạn có địa chỉ cũ, hãy đảm bảo cập nhật chúng với địa chỉ mới ngay khi bạn chuyển đi. Điều cuối cùng bạn muốn là địa chỉ cũ, lỗi thời trên tài liệu in của bạn. Điều này không chỉ có thể làm cho doanh nghiệp của bạn trông kém hiệu quả mà còn có thể gây nhầm lẫn cho khách hàng và khách hàng.

22. Cập nhật trang web công ty của bạn và chữ ký email

23. Sau khi bạn chuyển đi, hãy đảm bảo cập nhật bản sao trên trang web của công ty để phản ánh địa chỉ mới của bạn. Bạn có thể muốn thêm ghi chú, chẳng hạn như “Chúng tôi đã chuyển đi!”, Để cho khách hàng và khách hàng biết bạn đã chuyển đến một vị trí mới. Nếu nhân viên thường bao gồm địa chỉ doanh nghiệp trong chữ ký email của họ, hãy đảm bảo rằng mọi người cập nhật chữ ký của họ bằng địa chỉ mới ngay sau khi bạn chuyển đi.

24. Cho khách hàng và khách hàng biết bạn đã chuyển đi

25. Khi bạn đã chính thức chuyển đi, điều quan trọng là bạn phải thông báo càng sớm càng tốt. Chúng tôi khuyên bạn nên gửi email hoặc gọi điện cho khách hàng và khách hàng để cho họ biết bạn đã chuyển đi. Đảm bảo bao gồm địa chỉ mới của bạn trong tin nhắn. Bạn cũng có thể muốn bao gồm các chỉ dẫn dễ đọc.

26. Thông báo cho IRS về sự thay đổi địa chỉ của bạn

27. Bạn sẽ cần cho IRS biết rằng doanh nghiệp của bạn đã chuyển đến một địa điểm mới. Để biết thông tin về cách thông báo cho IRS về sự thay đổi địa chỉ của bạn. Tùy thuộc vào nơi bạn sống và loại giấy phép kinh doanh mà bạn mang theo, bạn cũng có thể cần phải cho cơ quan thu thuế và khu vực địa phương của bạn biết rằng bạn đã chuyển đi. Nếu công ty là một doanh nghiệp tại nhà, bạn thậm chí có thể cần văn phòng khu vực phê duyệt việc thay đổi địa chỉ trước khi chuyển đi.

28. Cập nhật chính sách bảo hiểm kinh doanh của bạn

29. Theo Công ty Bảo hiểm Allstate , trong khi chủ nhà có thể bảo hiểm thiệt hại do hỏa hoạn cho một tòa nhà, họ có thể không bảo hiểm cho hàng hóa bị hư hỏng của bạn, chẳng hạn như máy tính, đồ đạc và đồ đạc của nhân viên. Đảm bảo mua bảo hiểm kinh doanh từ một nhà cung cấp đáng tin cậy. Chủ nhà của bạn thậm chí có thể yêu cầu người thuê nhà phải mang bảo hiểm kinh doanh để hoạt động trong tòa nhà của họ.

Sẵn sàng để di chuyển?

Sau khi xem xét các không gian văn phòng tiềm năng, cuối cùng bạn đã quyết định được một địa điểm cho doanh nghiệp của mình. Chúc mừng! Bây giờ đã đến lúc bắt đầu lên kế hoạch cho việc di chuyển đó. May mắn thay, mạng lưới rộng lớn gồm các công ty chuyển nhà uy tín và đáng tin cậy của chúng tôi giúp  bạn dễ dàng đặt được công ty chuyển nhà tốt nhất cho công việc. Tất cả các công ty chuyển nhà trong mạng lưới của chúng tôi đều được cấp phép và bảo hiểm, vì vậy bạn có thể yên tâm rằng việc chuyển nhà của bạn sẽ diễn ra tốt đẹp. Chúc bạn may mắn và vui vẻ khi di chuyển!